Datenworkflows automatisieren – das volle Potenzial Ihrer Epic-Gesundheitsplattform mithilfe von MFT ausschöpfen

Moderne Softwares für das Gesundheitswesen, wie Epic, bieten beeindruckende Automatisierungsmöglichkeiten, die in vielen Organisationen bislang ungenutzt bleiben. Erfahren Sie, wie Sie durch die Modernisierung Ihrer Datenübertragungen Epics volles Potenzial ausschöpfen, Ihre Sicherheit verbessern und Compliance-Vorgaben besser erfüllen.

Maximieren Sie den Nutzen Ihres Gesundheitssystems

Sehen wir der Realität ins Auge:
Viele Gesundheitseinrichtungen nutzen modernste klinische Software, setzen dabei aber weiterhin auf Datenübertragungsmethoden aus den 1990er-Jahren. Manuelles Exportieren von Dateien, FTP-Server, die älter sind als das Smartphone, und E-Mail-Anhänge als improvisierte Datenwege bestimmen heute noch oft den Alltag.

Wenn Ihre Organisation in ein High-End-System wie Epic investiert hat, sollten Sie dessen Funktionen völlig ausnutzen. Ihre Kliniker arbeiten mit hochmoderner Software – halten Sie also auch Ihre Datenübertragungen auf dem neuesten Stand. Denn das Potenzial ist vorhanden, nur die Infrastruktur bremst es aus.

Entfesseln Sie Epics Automatisierungskraft

Epic bietet bemerkenswerte Automatisierungsmöglichkeiten, die jedoch oft durch veraltete Datenübertragungsprozesse ausgebremst werden. Sehen wir uns an, was möglich ist, wenn Sie Ihre Infrastruktur modernisieren.

Die Revolution der Automatisierung von Patientendaten

Das MyChart-Modul von Epic ist nicht nur ein Patientenportal, sondern eine komplette Selbstbedienungs-Automatisierungsmaschine. Bei richtiger Konfiguration verwandelt es die Verwaltung von Patientendaten von einer arbeitsintensiven Belastung für das Personal in einen optimierten, patientenorientierten Prozess.

Anstatt, dass das Personal demografische Daten, Versicherungsdetails und Krankengeschichten manuell aktualisiert, können Patienten diese Daten mit MyChart selbst eingeben. Epic synchronisiert diese Aktualisierungen dann automatisch mit dem zentralen EHR-System (System für Ihre elektronischen Patientenakten), wodurch redundante Dateneingaben vermieden und Fehler reduziert werden.

Aber hier ist der Haken: Damit diese Automatisierung reibungslos funktioniert, benötigen Sie sichere und zuverlässige Datenwege zwischen Epic und Ihren anderen Systemen. Wenn ein Patient seine Versicherungsdaten über MyChart aktualisiert, müssen diese Informationen oft an Abrechnungssysteme, Dienste zur Überprüfung der Anspruchsberechtigung und andere Plattformen außerhalb des Epic-Ökosystems weitergeleitet werden.

Modernisierungstipp: Der Einsatz einer Managed File Transfer (MFT)-Lösung wie Progress MOVEit schafft einen sicheren und überprüfbaren Übergang für Ihre automatisierten Patientendatenflüsse, was im Umkehrschluss den Aufwand für Ihr Personal erheblich verringert und die Sicherheit erhöht.

Vom Chaos zu perfekt automatisierten Abrechnungsprozessen

Die Funktionen von Epic zur Bearbeitung von Leistungsansprüchen bieten einige der wirkungsvollsten Automatisierungsmöglichkeiten im Gesundheitswesen. Das System kann Folgendes automatisch ausführen:

• Automatische Erstellung von Abrechnungen mit vollständigen Leistungs- und Diagnosedaten

• Validierung von Abrechnungen über Checklisten-Funktionen

• Terminleistungen mit generierten Abrechnungen über die Funktion Dawn-to-Dusk Review abgleichen

All diese Prozesse sind auf zuverlässige Datenübertragungen angewiesen. Veraltete Übertragungsmethoden werden dabei schnell zum Flaschenhals.

Traditioneller Abrechnungsprozess	Epic-automatisierter Prozess	Mit moderner Datenübertragung
Manuelle Dateneingabe	Automatisierte Datenerfassung	End-zu-End Automatisierung
Manuelle Validierung	Automatisierte Fehlerprüfung	Proaktive Fehlervermeidung
Manuelle Abstimmung	Automatisierte Abstimmung	Echtzeit-Sichtbarkeit
Manuelle Nachverfolgung	Basis-Statusaktualisierungen	Lückenlose Protokollierung

⚠️ Achtung: Wenn Ihre automatisierte Abrechnung auf veraltete Datentransfers trifft, gleicht das einem Ferrari-Motor in einem Golfwagen. Modernisieren Sie Ihre Infrastruktur, um den finanziellen Nutzen Ihres Epic-Systems voll auszuschöpfen.

Labordaten: wenn jede Sekunde zählt

Nirgendwo wird die Notwendigkeit einer modernen Datenübertragung deutlicher als in Laborergebnis-Workflows. Die Laborautomatisierungsfunktionen von Epic können buchstäblich Leben retten; vorausgesetzt, sie werden durch eine zuverlässige, sichere Dateninfrastruktur unterstützt.

Epic unterstützt mehrere Integrationsprotokolle für Labordaten, darunter FHIR API und HL7v2-Schnittstellen. Diese Integrationen schaffen bidirektionale Datenflüsse, bei denen Laboraufträge automatisch an Laborsysteme weitergeleitet werden und die Ergebnisse mit minimaler Verzögerung an Epic zurückgesendet werden.

Gerade bei Laborergebnissen zeigt sich der wahre Mehrwert moderner Datenflüsse. Epic ermöglicht die sofortige Übertragung von Laboraufträgen und -ergebnissen über Protokolle wie FHIR oder HL7v2. Dank Epics Automatisierungsfunktion und moderner Dateiübertragung:

• Kann der Arzt eine Laboranweisung direkt über Epic erteilen

• Wird der Auftrag automatisch ans Labor übermittelt

• Fließen Ergebnisse in Echtzeit ins System zurück

• Erhält der Arzt automatische Warnmeldungen, wenn sich der Zustand des Pateinten verschlechtert

Nur durch sichere, moderne Datenübertragung sind solche zeitkritischen Prozesse zuverlässig möglich. Und das Wichtigste: Sie können Leben retten.

Die versteckten Kosten veralteter Datenübertragungen

Die Folgen veralteter Datenübertragung in Verbindung mit moderner Epic-Automatisierung gehen weit über bloße Ineffizienz hinaus. Sie verursachen konkrete Kosten, die Ihre gesamte Organisation betreffen:

Finanzielle Belastung: Jeder manuelle Datentransfer bedarf wertvolle Arbeitszeit, die besser in die Patientenversorgung oder in umsatzrelevante Tätigkeiten investiert wäre. Ein mittelgroßes Krankenhaus verliert durch vermeidbare manuelle Prozesse leicht Tausende Arbeitsstunden pro Jahr.

Sicherheitsrisiken: Improvisierte Übertragungswege wie E-Mail-Anhänge, USB-Sticks oder manuelle Exporte reißen gefährliche Sicherheitslücken. Müssen Mitarbeitende wegen unzureichender Systeme auf solche Notlösungen ausweichen, entstehen ungewollt Risiken für Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstöße.

Gefährdung der Patientensicherheit: Verzögerungen und Fehler beim Austausch klinischer Daten wirken sich direkt auf die Versorgung aus. Wenn kritische Laborwerte, Medikationsinformationen oder Allergiedaten nicht rechtzeitig zwischen Systemen übermittelt werden, ist die Patientensicherheit in Gefahr.

Mitarbeiterüberlastung: Nichts frustriert medizinisches Fachpersonal mehr, als mit Technik zu kämpfen, die eigentlich unterstützen soll. Wenn Ihre Mitarbeitenden ständig Lücken in veralteten Prozessen ausgleichen müssen, fördert das Burnout und Fluktuation.

Der Modernisierungsauftrag: Bringen Sie Epic auf die nächste Stufe

Es ist an der Zeit, Ihre Datenübertragungsinfrastruktur auf das Niveau Ihrer Epic-Lösung zu bringen. Die moderne Gesundheitsversorgung erfordert ein durchgängiges Zusammenspiel aller Elemente Ihrer IT-Landschaft.

Die vier Säulen der modernen Datenübertragung im Gesundheitswesen

Um das volle Automatisierungspotenzial von Epic auszuschöpfen, muss Ihre Datenstrategie folgende Aspekte abdecken:

1. Sicherheit und Compliance: Verschlüsselung, lückenlose Protokollierung und integrierte Datenschutzfunktionen

2. Automatisierung und Orchestrierung: Zeitgesteuerte Transfers, ereignisgesteuerte Workflows und automatische Benachrichtigungen

3. Transparenz und Kontrolle: Zentrale Verwaltung, Aufgabenmonitoring und detaillierte Leistungsanalysen

4. Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit: Ausgelegt auf wachsende Datenmengen und höchste Verfügbarkeit bei kritischen Prozessen

🎯 Realitätscheck: Ihr Epic-System bringt bereits starke Automatisierungsfunktionen mit. Die eigentliche Frage ist nicht, ob Sie mehr Automatisierung brauchen, sondern ob Ihre Dateninfrastruktur Sie daran hindert, diese bereits vorhandenen Möglichkeiten voll auszuschöpfen.

Lösungen wie Progress MOVEit Managed File Transfer schaffen die sichere Basis für automatisierte Datenflüsse im Gesundheitswesen, indem sie alle vier Säulen abdecken. In Kombination mit Epic ermöglichen sie durchgängige Prozesse, reduzieren manuellen Aufwand, verbessern die Datensicherheit und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Von der Theorie zur Praxis: So sieht moderne Datenübertragung mit Epic aus

Hier einige konkrete Beispiele, wie moderne Datenübertragung Epic-Workflows transformiert:

Transformation der Abrechnungsprozesse

Vor der Modernisierung: Ihr Abrechnungsteam exportiert manuell Leistungsdaten aus Epic, lädt Dateien in das Abrechnungsportal hoch, lädt Antwortdateien herunter und importiert sie anschließend wieder manuell. Dieser Prozess dauert Tage, öffnet Sicherheitslücken und verzögert Rückerstattungen.

Nach der Modernisierung: Epic generiert automatisch Abrechnungsdaten, die über eine sichere Managed File Transfer (MFT)-Lösung an das Abrechnungsportal übermittelt werden. Antwortdateien werden automatisch abgerufen und in Epic eingespielt – ganz ohne manuelle Eingriffe. Der gesamte Prozess wird so in Stunden statt Tagen abgeschlossen.

Neues Zeitalter im Überweisungsmanagement

Vor der Modernisierung: Mitarbeitende extrahieren Patientendaten manuell aus Epic, erstellen Dokumente, versenden diese per E-Mail oder Fax – ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger und kaum nachvollziehbarer Prozess.

Nach der Modernisierung: Epic erstellt die Überweisungsdaten automatisch und überträgt sie sicher und nachvollziehbar an empfangende Einrichtungen. Jeder Schritt wird protokolliert, gemeldet und bei Bedarf mit Benachrichtigungen versehen. Das Personal wird nur bei Sonderfällen eingebunden.

Optimierung der Laborintegration

Vor der Modernisierung: Laboranforderungen und -ergebnisse werden in zeitgesteuerten Batches übertragen. Kritische Werte können dadurch stundenlang in Warteschleifen verbleiben – mit potenziell gravierenden Folgen für die Patientensicherheit.

Nach der Modernisierung: Orchestrierte Prozesse verbinden Ihre Laborsysteme direkt mit dem KIS/EMR. Laborwerte werden in Echtzeit übertragen, kritische Befunde lösen automatische Warnmeldungen aus – eine schnelle klinische Reaktion wird so ohne manuelle Kontrolle möglich.

Der moderne Weg zur modernen Datenübertragung: So gelingt der Umstieg

Die Modernisierung Ihrer Epic-Dateninfrastruktur muss kein Mammutprojekt sein. Mit diesen vier praxisnahen Schritten gelingt der Einstieg:

Schritt 1: Datenflüsse analysieren

Dokumentieren Sie, wie Daten aktuell in Ihr Epic-System gelangen und dieses verlassen. Achten Sie besonders auf:

• Wichtige Schnittstellen zu Dritt-Systemen

• Manuelle Prozesse, die sich automatisieren lassen

• Schwachstellen bei Sicherheit und Compliance

• Engpässe und häufige Störungen

Schritt 2: Priorisieren Sie wirkungsvolle Chancen

Nicht alle Datenflüsse sind gleich relevant. Starten Sie mit den Bereichen, die:

• Direkt die Patientenversorgung betreffen

• Den Abrechnungsprozess beeinflussen

• Besonders zeitaufwändig sind

• Sicherheitskritische Daten beinhalten

Schritt 3: Eine moderne Software-Lösung implementieren

Setzen Sie auf eine sichere Managed File Transfer (MFT)-Lösung wie MOVEit, die:

• HIPAA/HITECH-konform ist

• Schnittstellen zu Alt-Systemen und EMR-Plattformen bietet

• Automatisierungen ermöglicht

• Audit-Logs für Nachverfolgbarkeit erstellt

• Skalierbar und zukunftssicher ist

Schritt 4: Erfolge messen und erweitern

Nach der ersten Umstellung:

• Messen Sie Zeitersparnis, Fehlerreduktion und Nutzerzufriedenheit

• Identifizieren Sie weitere Prozesse für die Automatisierung

• Optimieren Sie Ihre Datenflüsse kontinuierlich weiter

Fazit: Epic-Potenziale brauchen moderne Datenwege

Ihre Epic-Implementierung ist eine Investition in fortschrittliche Gesundheitstechnologie – lassen Sie diese nicht an veralteter Dateninfrastruktur scheitern.

Eine moderne, sichere Datenübertragung ist kein optionales Extra, sondern essenziell für effiziente Abläufe, bessere Patientenversorgung und langfristige Compliance. Die integrierten Automatisierungsmöglichkeiten von Epic können Ihre Organisation nachhaltig verändern – vorausgesetzt, sie werden durch leistungsfähige, sichere Datenkanäle unterstützt.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt? Erfahren Sie, wie MOVEit Gesundheitseinrichtungen dabei unterstützt, sichere, gesetzeskonforme Datenprozesse zu etablieren – und damit das volle Automatisierungspotenzial von Epic zu entfalten.