Die entscheidende Rolle von Managed File Transfer bei der elektronischen Rechnungsstellung in der EU

Mit der Umstellung in der EU auf Standards für die elektronische Rechnungsstellung und Umsatzsteuerberichterstattung kann MFT eine wichtige Rolle als Plattform für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Partnern und Steuerplattformen übernehmen.

E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung) ist zu einer der wichtigsten Veränderungen in den Betriebsabläufen und Compliance-Anforderungen geworden, mit denen europäische Unternehmen heute konfrontiert sind. Was als Initiative zur Interoperabilität im öffentlichen Sektor begann, hat sich zu einer kontinentweiten Umgestaltung der Art und Weise entwickelt, wie Rechnungsdaten erstellt, ausgetauscht, validiert und gemeldet werden.

Während die EU auf breitere B2B-E-Rechnungspflichten und nahezu Echtzeit-Mehrwertsteuerberichterstattung im Rahmen des Mehrwertsteuerpakets im Digital Age (ViDA) -Paket hinarbeitet, stehen Organisationen unter Druck, sowohl die Struktur ihrer Rechnungsdaten als auch die Art und Weise zu modernisieren, wie sie sie system- und grenzüberschreitend transportieren.

An dieser Stelle kommt Managed File Transfer (MFT) ins Spiel. Während ERP-Systeme und E-Invoicing-Plattformen die Erstellung und Validierung strukturierter Rechnungsdaten übernehmen, bietet MFT eine sichere, richtliniengesteuerte und zuverlässige Übertragungsschicht, die dafür ausgelegt ist, diese Rechnungen zwischen internen Systemen, Geschäftspartnern, PEPPOL-Zugangspunkten und nationalen Steuerplattformen zu übertragen. Viele Unternehmen nutzen MFT-Lösungen der Enterprise-Klasse – darunter Plattformen wie Progress MOVEit –, um diese strukturierten Datenflüsse in großem Umfang zu verwalten.

In diesem Artikel geht es darum, wie Managed File Transfer eine sichere, konforme und skalierbare elektronische Rechnungsstellung in der gesamten EU unterstützt, von den rechtlichen Grundlagen über die praktische Umsetzung bis hin zu künftigen Anforderungen an die digitale Berichterstattung.

Die Bedeutung von E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung) in der EU

Im EU-Kontext ist eine elektronische Rechnung kein PDF oder ein eingescanntes Dokument. Nach Richtlinie 2014/55/EU muss eine E-Rechnung folgendes sein:

1. Strukturiert (maschinenlesbar)
2. Semantisch und standardisiert, entsprechend dem europäischen Standard EN 16931
3. Interoperabel über die Mitgliedstaaten hinweg
4. Automatisch vom Empfangssystem verarbeitet

Zweck von EN 16931 ist es, Fragmentierung zu beseitigen und jeder EU-Regierungsstelle – und zunehmend jedem Unternehmen – zu ermöglichen, Rechnungen automatisch zu erhalten und zu bearbeiten, unabhängig vom Land oder Softwareanbieter.

In den letzten Jahren hat sich dieses Framework, das ursprünglich für Business-to-Government (B2G)-Transaktionen konzipiert war, erheblich erweitert. Im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) verfolgt die Europäische Kommission folgende Ziele:

• Etablierung der strukturierten elektronischen Rechnungsstellung als Standardformat für B2B-Transaktionen innerhalb der EU

• Einführung digitaler Meldepflichten (DRR) mit nahezu Echtzeit-Übermittlung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörden

• Harmonisierung der nationalen Echtzeit-Meldesysteme

• Reduzierung von Abweichungen in der Syntax und den Formaten von Rechnungen

Dieser Wandel bedeutet, dass Rechnungsdaten häufiger, sicherer und vorhersehbarer übertragen werden – und Organisationen benötigen eine zuverlässige Transportschicht, die diese Anforderungen im großen Maßstab unterstützt.

Vorschriften und Standards zur Gestaltung der elektronische Rechnungsstellung in der EU

1. Richtlinie 2014/55/EU & EN 16931

Diese Richtlinie verpflichtet alle öffentlichen Auftragsbehörden, Rechnungen gemäß EN 16931 zu erhalten und zu bearbeiten. Der Standard definiert:

• Ein gemeinsames Datenmodell
• Pflicht- und optionale Geschäftsfelder
• Syntaxregeln (UBL, UN/CEFACT CII)
• Validierungsmechanismen
• Länderspezifische Erweiterungen (CIUS)

Infolgedessen fließen Rechnungsdaten zunehmend über automatisierte, maschinell-zu-maschinelle Kanäle statt manuell oder per E-Mail.

2. PEPPOL & das AS4-Protokoll

Viele EU-Länder sind auf das PEPPOL-Netzwerk angewiesen, um E-Rechnungen mit Regierungsstellen und zunehmend auch mit B2B-Partnern auszutauschen. PEPPOL spezifiziert:

• Dokumentformate, die mit EN 16931 übereinstimmen
• Ein Vier-Ecken-Transportmodell mit zertifizierten Zugangspunkten
• Das AS4-Protokoll für sicheren, zuverlässigen Nachrichtenaustausch

Organisationen integrieren sich häufig direkt mit PEPPOL-Zugangspunkten über APIs oder über eine sichere Dateiübertragung, die von einer MFT-Plattform verwaltet wird.

3. Kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC) & Nationale Plattformen

Einige EU-Mitgliedstaaten haben Echtzeit-Rechnungsfreigabe- oder Meldesysteme eingeführt oder sind dabei, auf solche Systeme umzustellen. Beispiele hierfür sind:

• Italiens SDI
• Polens KSeF
• Frankreichs PDP/PPF-Rahmen
• Spaniens Verifactu

Diese Systeme erfordern eine rechtzeitige, validierte und sicherere Übertragung strukturierter Rechnungsdaten.

4. DSGVO und Datensicherheitsanforderungen

Rechnungen enthalten personenbezogene und finanzielle Daten, was folgende Verpflichtungen mit sich bringt:

• Vertraulichkeit
• Zugangskontrolle
• Integrität
• Prüfbarkeit
• Speicherung und Aufbewahrung

Managed File Transfer unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen durch Verschlüsselung, Protokollierung und richtlinienbasierte Governance zu erfüllen.

Die Vorteile von MFT bei der elektronischen Rechnungsstellung in der EU

Da die E-Rechnungsstellung in der gesamten EU zunehmend strukturiert, reguliert und zeitkritisch wird, ist die Art und Weise, wie Rechnungsdaten transportiert werden, genauso wichtig wie die Erstellung. Organisationen benötigen eine Lieferschicht, die dazu beiträgt, dass jede Rechnung und Berichtslast sicher, konsistent und vollständig rückverfolgbar das richtige System erreicht.

Deshalb ist der verwaltete Dateitransfer zu einem grundlegenden Bestandteil der modernen E-Rechnungsarchitektur geworden, der sowohl Compliance-Verpflichtungen als auch operative Effizienz unterstützt.

1. Sicherheit und DSGVO-Konformität

MFT unterstützt die Verschlüsselung von Rechnungsdateien während des Transports und im Ruhestand. Es gilt außerdem:

• Rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Multi-Faktor-Authentifizierung
• Integritätsprüfungen
• Zertifizierte kryptographische Methoden
• Detaillierte Protokollierung für Prüfungen

Dies schützt Rechnungsdaten und zeigt die Einhaltung der DSGVO.

2. Lieferzuverlässigkeit

Da die E-Rechnung nun an die Steuerpflicht gebunden ist, kann eine verpasste oder verzögerte Übertragung finanzielle und regulatorische Folgen haben. MFT liefert:

• Automatische Nachversuche
• Auf Zuverlässigkeit ausgelegte Liefermechanismen
• Bestätigungsbehandlung
• SLA-basierte Alarmierung
• Hochverfügbarkeitsoptionen

Diese Zuverlässigkeit ist für die Echtzeitberichterstattung unter ViDA unerlässlich.

3. Automatisierung von End-to-End-Arbeitsabläufen

E-Rechnung umfasst oft mehrere Schritte:

ERP → Validierung → Transformation → Routing → Lieferung → Bestätigung

MFT-Plattformen können diese Arbeitsabläufe automatisch orchestrieren. Einige Organisationen nutzen Automatisierungsfunktionen, um Folgendes zu optimieren:

• Rechnungsabholung von ERP-Systemen
• Syntax-Validierungs-Routing
• Zustellung an PEPPOL-Zugangspunkte oder nationale Portale
• Verarbeitung von Antwortdateien
• Archivierung und Compliance-Speicherung

Automatisierung reduziert den operativen Aufwand und minimiert das Risiko.

4. Zentralisierte Governance und Sichtbarkeit

E-Invoicing erzeugt komplexe, mehrkanalige Datenflüsse. MFT zentralisiert sie, indem es Folgendes bereitstellt:

• Eine Ansicht aller Rechnungslieferungen über alle Länder hinweg
• Rückverfolgbarkeit für jede Datei und jeden Benutzer
• Zentrales Politikmanagement
• Standardisierte Compliance-Berichterstattung
• Einfache Fehlersuche bei abgelehnten oder verspäteten Rechnungen

Dies hilft Finanz-, Steuer- und IT-Teams, eine einheitliche Compliance-Haltung in der gesamten EU aufrechtzuerhalten.

5. Skalierbarkeit zur Erweiterung von Compliance-Anforderungen

Da immer mehr Länder strukturierte E-Rechnungsstellung und Echtzeitberichterstattung einführen, steigen die Rechnungsvolumen dramatisch an. MFT ist für den Datenaustausch mit hohem Volumen von Maschine zu Maschine konzipiert und kann schnell skalieren, ohne die Integrationslogik neu schreiben zu müssen.

Best Practices für den Einsatz von MFT in E-Invoicing-Projekten

Da E-Invoicing-Workflows mehrere Länder, Systeme und Berichtspflichten umfassen können, erfordert die effektive Implementierung von MFT mehr als nur die Einrichtung sicherer Übertragungen. Dabei entsteht die Gestaltung von Governance, Automatisierung und Überwachung rund um die spezifischen regulatorischen und operativen Anforderungen, denen Ihre Organisation gegenübersteht.

Die folgenden Best Practices helfen sicherzustellen, dass Ihre MFT-fähigen E-Rechnungsprozesse konform, skalierbar und widerstandsfähig bleiben, während sich EU-Regeln weiterentwickeln.

1. Kartieren Sie regulatorische Anforderungen vor der Planung von Strömen

Identifizieren:

• Welche Länder verlangen EN 16931-Formate
• Ob PEPPOL anwendbar ist
• Ob eine nationale CTC oder eine Berichtsplattform verpflichtend ist
• SLA und Latenzanforderungen

MFT-Workflows sollten dann um diese Compliance-Anforderungen herum strukturiert werden.

2. Zentralisierung des Rechnungstransports über MFT

Vermeiden Sie mehrere inkonsistente Auslieferungsmethoden (E-Mail, Cloud-Links, Ad-hoc-FTP-Skripte). Zentralisierung kann helfen, Folgendes zu ermöglichen:

• Standard-Sicherheitskontrollen
• Stärkere Regierungsführung
• Bessere Prüfungsbereitschaft
• Einfacheres Skalieren

3. Automatisierung von Validierungen und Rückmeldungsbearbeitung

Die Automatisierung von Routing, Zustellung und Bestätigungsverarbeitung reduziert manuelle Eingriffe und verhindert Compliance-Fehler.

4. Implementierung robuster Überwachung und Warnungen

Nutzen Sie MFT, um proaktiv zu überwachen:

• Fehlgeschlagene Getriebe
• Verzögerte Danksagungen
• SLA-Verstöße
• Volumenanomalien

Dies ist für die Echtzeit-Berichterstattungserwartungen unter ViDA unerlässlich.

5. Zugriffskontrolle und -protokollierung mit der DSGVO abstimmen

Überprüfen Sie, dass Ihre MFT-Plattform eine starke Authentifizierung, strenge Rollendefinitionen und manipulationssichere Aktivitätsprotokolle verwendet.

6. Wählen Sie das richtige Bereitstellungsmodell (Cloud vs. On-Prem)

Sobald Richtlinien, Kontrollen und Überwachung definiert sind, ist der letzte Schritt die Entscheidung, wie Ihre MFT-Plattform bereitgestellt wird – sei es ein cloud-nativer SaaS-Service wie Progress Automate MFT oder eine On-Premises- oder Hybrid-Bereitstellung mit Progress MOVEit, um Ihre Infrastrukturbedürfnisse abzustimmen.

Die strategische Rolle der MFT in der Zukunft der EU-E-Rechnungsstellung

Da die EU auf eine harmonisierte, digitalisierte Mehrwertsteuerberichterstattung zusteuert, werden Rechnungsdaten kontinuierlich zwischen Unternehmen und Steuerbehörden ausgetauscht. Dies erfordert einen sicheren, zuverlässigen und überprüfbaren Datentransport.

E-Invoicing-Lösungen tragen zur Erstellung konformer Rechnungsdaten bei. MFT kann dabei helfen, die Daten sicher und zuverlässig an den vorgesehenen Bestimmungsort zu übermitteln.

Angesichts der bevorstehenden Anforderungen gemäß ViDA und der zunehmenden Einführung nationaler CTC-Systeme wird eine robuste MFT-Ebene schnell zu einer grundlegenden Komponente der Finanz- und Compliance-Architektur jedes Unternehmens.

Übertragungsskripte angesichts hoher Personalfluktuation ist jetzt der richtige Zeitpunkt, auf automatisierte Dateiübertragungen umzusteigen.